Gestion Electronique des Documents

GED : Gagner en efficacité et en productivité

 

Selon une étude réalisée par Coopers & Lybrand , les entreprises dépensent en moyenne:

  • 20 $ pour déposer un document;
  • 120 $ pour trouver un document mal classé;
  • 220 $ pour reproduire un document perdu.

De plus, les employés consacrent un peu plus du 1/10 de leurs heures de travail à la visualisation des documents et environ la moitié de leur journée à essayer de localiser ou de classer ces mêmes documents.

Examinons la situation d’une entreprise moyenne qui utilise encore un système de classement sur papier:

  • 100 documents papier sont classés chaque jour
  • 100 documents x 6 minutes = 600 minutes d’archivage par jour = 10 heures de paie par jour
  • 10 heures de paie par jour x 50 dhs l’heure = 500 dhs par jour
  • 500 dhs par jour x 312 jours travaillés par an = 156 000,00 dhs par an de perte

Pour une petite entreprise qui ne déposait que 20 documents par jour, le montant serait quand même de 30 000,00 dhs

 

 

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Simplifier la gestion documentaire

Le temps consacré au classement, à l’archivage et à la recherche de documents nuit à la productivité des entreprises. Les tacites reconductions des contrats sont courantes dans les entreprises et représentent une perte financière importante.  

La GED e-Doc Pro protège le patrimoine documentaire de l’entreprise grâce à la dématérialisation des documents. Des fonctionnalités simples mais performantes permettent le classement automatique et l’optimisation de la gestion de vos documents, la circulation sécurisée des informations au sein des services et le suivi des contrats. La solution s’adapte à toutes les tailles et tous les types d’entreprise grâce à un panel de fonctionnalités et modules.

De puissantes fonctionnalités

Connexion sécurisée et chiffrée 

Connexion avec login et mot de passe, encodée SSL sur port HTTPS et certifiée GandiSAS Secure Certification Authority.

Adaptabilité du logiciel

Grâce à une interface simple, intuitive et ergonomique ainsi que de puissants outils de travail intégrés, l’application s’adapte entièrement à votre méthode de travail.

Traitement et partage des documents     

Classez, rangez, annotez, tamponnez, associez des documents entre eux.

Suivi des contrats via la GED

Évitez les tacites reconductions involontaires, réalisez des statistiques et maitrisez vos contrats.

Gestion des droits d’accès 

Pour vos clients, collaborateurs, fournisseurs, comptable, sous-traitants. Gestion des accès par plages horaires, IP ou LDAP.

Centralisation dans le cloud

Les données sont accessibles 7 jours /7, partout dans le monde, depuis un smartphone, tablette, PC et tout système d’exploitation …

Signature de documents en ligne 

 

Le système SEE® découle du système bancaire, signez vos documents via l’interface sécurisée en quelques clics et votre signature apparaît sur le document à l’endroit souhaité

 

Travail collaboratif et workflow    

Optimisez le traitement des tâches et augmentez la réactivité et la traçabilité des processus internes.

Label GED Santé 

e-DocPro® est labelisée par la plateforme HADS du ministère de la santé en France.

 

Des modules adaptés à tous les besoins et budgets

Grâce à leurs modules complémentaires, les différentes versions du logiciel s’adaptent à toutes les entreprises.
En version Standard, Pro ou Premium, le classement et l’indexation des documents n’a jamais été aussi simple.